Politique de protection des données à caractère personnel du site

Mise à jour : 14 septembre 2026

La société URBAN CAMPUS GROUP (dont le siège social est situé au 25 rue du Mail, 75002 Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 840172670), exerçant sous le nom commercial Urban Campus (ci-après, « Urban Campus », ou « nous ») attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel.

La présente Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après, la « Politique ») a pour objet de vous expliquer de quelle façon Urban Campus, responsable du traitement, collecte, traite et protège vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez notre site Internet https://urbancampus.com, en ce compris ses extensions https://booking.urbancampus.com et https://member.urbancampus.com (ci-après, le « Site »), vous permettent de réserver des espaces au sein des résidences gérées par Urban Campus et d’accéder à différents services depuis votre espace membre (les « Services »).

Les données à caractère personnel collectées seront traitées conformément à la règlementation applicable, et notamment le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après, le « RGPD ») et la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi Informatique et Libertés (ensemble ci-après, la « Règlementation Applicable »).

1. Qu’est-il entendu par ?

  • « Collecter » : désigne le fait de recueillir des données à caractère personnel.
  • « Données à caractère personnel » : désigne toute information relative à une personne susceptible d’être identifiée directement ou indirectement par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres tels que son nom, son prénom, son adresse postale ou e-mail ou par référence à un numéro d’identification tel qu’un numéro de téléphone, un numéro de commande ou encore une adresse IP, etc.
  • « Personne concernée » : désigne la personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.
  • « Responsable de traitement » : désigne la personne, physique ou morale, ou l’organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement.
  • « Traitement » : désigne toute opération ou ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel quel que soit le procédé utilisé.
  • « Sous-traitant » : désigne la personne, physique ou morale, ou l’organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement.

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Urban Campus peut être amené à traiter différentes catégories de données à caractère personnel à votre sujet, en fonction de votre interaction avec nous (création de compte, réservation d’un espace, souscription à un abonnement payant, navigation sur les Sites, contact, etc.).

Les données à caractère personnel collectées par Urban Campus comprennent notamment :

  • Les données renseignées lors de la création de votre compte utilisateur : nom, prénom, adresse email, mot de passe, date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale, ainsi que, à titre facultatif, votre langue préférée de communication, votre profession, vos centres d’intérêt, votre pays d’origine, les pronoms auxquels vous vous identifiez, votre photo de profil, biographie, identifiants Instagram, LinkedIn, WhatsApp ;
  • Les données collectées lors de la souscription d’un abonnement et de la réservation d’un espace : identifiant unique de compte attribué lors de la réservation, informations de votre compte utilisateur (décrites ci-dessus), profession, école (le cas échéant) situation maritale, documents justificatifs demandés lors de l’inscription, revenu annuel, nom de votre garant et son revenu annuel, informations relatives à votre réservation (chambre/appartement, services, durée, modifications, contrats relatifs à vos précédents séjours), détails de paiement tels que le moyen de paiement utilisé, le montant, la date, le numéro de facture ;
  • Les données renseignées lors de la création de votre profil locataire : réseaux sociaux, biographie, photo, genre, nom d’usage ; Les données collectées via le formulaire de contact, selon la catégorie de personne à l’origine de la demande : nom, adresse email, numéro de téléphone, date de naissance, profession et situation maritale ;
  • Les données collectées lorsque vous postulez à nos offres d’emplois depuis le site de notre partenaire Welcome to the Jungle : nom, prénom, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, parcours professionnel, diplômes, certifications, expériences professionnelles ;
  • Les données de navigation collectées via les cookies déposés sur les Sites : adresse IP, type et version du navigateur, type d’appareil utilisé, réseaux à partir desquels vous vous connectez, pages visitées, contenus consultés, temps passé sur chaque page, langue et pays de connexion ;
  • Les données collectées lors de l’évaluation des tiers (fournisseurs, sous-traitants, prestataires) : informations relatives à l’identité du tiers et de ses représentants, documents sociaux et juridiques, informations financières, références commerciales, certifications, résultats des contrôles de conformité et de réputation, historique des évaluations.

Certaines Données Sensibles, comme la déclaration d’un handicap, peuvent également être collectées, mais uniquement lorsque cela est nécessaire à la réservation d’un espace ou à l’adaptation du poste proposé ou pour respecter une obligation légale. Urban Campus s’engage à ne jamais collecter de Données Sensibles sans justification appropriée et sans le consentement exprès du Candidat lorsque celui-ci est requis.

Nous veillons, en tout état de cause, à collecter et à traiter vos données à caractère personnel de manière pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à l’atteinte des finalités préalablement déterminées.

Les traitements de données à caractère personnel des salariés réalisés par Urban Campus sont décrits dans un document distinct.

3. Dans quels contextes collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons et traitons certaines de vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez notre Site. A ce titre, vos données à caractère personnel sont collectées lorsque vous naviguez sur le Site, créez un compte utilisateur, complétez votre profil, réservez un espace, souscrivez à un abonnement payant, utilisez les Services, nous contactez via les fonctionnalités prévues à cet effet sur le Site, ou candidatez à une offre d’emploi.

Par ailleurs, dans le cadre de nos relations commerciales et, plus généralement, dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter et traiter des données à caractère personnel de nos Utilisateurs, prospects, partenaires et autres contacts externes, ainsi que de leurs représentants, prestataires et/ou dirigeants, notamment des propriétaires des immeubles dans lesquels sont situés les espaces que nous gérons.

Ces données peuvent également être transmises directement à Urban Campus par les personnes concernées ou recueillies auprès de tiers.

4. Pourquoi collectons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Urban Campus est susceptible de traiter vos données à caractère personnel à diverses fins en fonction de votre interaction avec nous.

Si vous êtes un utilisateur du Site, vos données à caractère personnel sont collectées pour :

  • la création, la gestion et l’authentification de votre compte utilisateur ; 
  • Le partage de votre profil avec les autres utilisateurs du Site (par défaut, votre prénom et numéro d’appartement sont affichés) ;
  • L’accès aux Services et aux fonctionnalités proposés sur les Sites ; la réservation et le paiement des espaces ;
  • Faciliter la ré-entrée des résidents et le changement de chambre/appartement ;
  • L’envoi de confirmations relatives aux abonnements ou aux réservations d’espaces ;
  • L’octroi de l’accès au bâtiment concerné par votre réservation ; 
  • La gestion de vos abonnements, l’envoi des notifications de paiement et la tenue des factures ;
  • L’envoi de notifications et rappels relatifs aux étapes précédant et suivant votre emménagement ;
  • L’envoi de newsletters relatives aux Services et actualités d’Urban Campus, sauf opposition de votre part ;
  • L’envoi, sous réserve de votre consentement préalable, de communications commerciales pour le compte d’Urban Campus ou de ses partenaires ;
  • Le respect de la législation applicable, de nos Conditions Générales et de la présente Politique ;
  • L’information sur les modifications du Site ou des Services ;
  • La réalisation d’analyses et statistiques relatives à votre navigation sur le Site (conformément à notre Politique de cookies), ou aux réservations d’espaces ;
  • La gestion et la sélection des candidatures soumises ;
  • L’adaptation et l’amélioration des Sites en fonction des appareils et navigateurs utilisés ;
  • La réalisation d’analyses et statistiques sur l’utilisation des espaces communs des résidences afin d’améliorer nos espaces ; ainsi que la gestion et la sélection des candidatures soumises. 

Si vous êtes un client, un prospect, un partenaire (notamment un propriétaire d’immeuble) ou un contact externe, vos données à caractère personnel sont principalement collectées pour la gestion de la relation contractuelle, l’exécution des prestations confiées, la comptabilité et la facturation, la prospection commerciale, la réalisation d’analyses et statistiques. Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat, le respect de nos obligations légales et règlementaires, ainsi que sur l’intérêt légitime économique d’Urban Campus.

Pour ces traitements, Urban Campus s’assure de ne collecter que les données à caractère personnel strictement nécessaires à la finalité du traitement concerné (principe de minimisation de collecte de données).

5. Sur quelle base légale collectons et traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Si vous êtes un utilisateur du Site, le traitement de vos données à caractère personnel est fondé soit sur votre consentement exprès lorsqu’il est requis (case à cocher, clic, etc.), la nécessité d’exécuter un contrat avec vous l’exécution de mesures précontractuelles, le respect de nos obligations légales et règlementaires et/ou notre intérêt légitime prévalant en fonction de la finalité du traitement.

Si vous êtes un client, un prospect, un partenaire (notamment un propriétaire d’immeuble) ou un contact externe, le traitement de vos données à caractère personnel est fondé soit sur l’exécution du contrat, le respect de nos obligations légales et règlementaires, ainsi que sur l’intérêt légitime économique d’Urban Campus.

6. Qui peut avoir accès à vos données à caractère personnel ? 

Vos données à caractère personnel sont traitées par Urban Campus et accessibles à nos équipes internes habilitées en charge de traiter ces données pour les finalités mentionnées ci-dessus.

Dans des cas spécifiques et dans la mesure où la Règlementation Applicable l’autorise et où cela est nécessaire en fonction de la finalité du traitement, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec :

  • Des autorités publiques, lorsque Urban Campus est tenue de divulguer certaines de vos données conformément à la Règlementation Applicable ;
  • Nos prestataires techniques agissant en notre nom et pour notre compte aux fins d’exécution des Services proposés sur les Sites, notamment notre prestataire de services de paiement STRIPE (dont l’utilisation des données est régie par sa propre politique de confidentialité accessible à l’adresse https://stripe.com/fr/privacy), notre prestataire d’hébergement (Google Cloud), ainsi que nos prestataires de maintenance, de gestion de base de données, de comptabilité, ou encore d’outils CRM (Hubspot), qui sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité qu’Urban Campus ;
  • Nos filiales dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de gestion interne, d’administration et de fourniture des services ;
  • Notre partenaire Welcome to the Jungle pour les candidatures aux offres d’emplois ;
  • Le propriétaire de l’immeuble dans lequel l’espace que vous avez réservé est situé ;
  • Les autres Utilisateurs des Sites, qui peuvent accéder à certaines informations de votre profil (par défaut, vos prénom et numéro d’appartement) ; et
  • Tout tiers acquéreur de tout ou partie des actifs d’Urban Campus dans le cadre d’une fusion ou acquisition et/ou d’un changement de contrôle ou prise de participation par un tiers.

Dans un tel cas, Urban Campus veille à ce que les partages soient nécessaires à l’exécution des tâches confiées par Urban Campus et effectués dans la limite de ces finalités, en y apportant toutes les garanties appropriées de protection des données à caractère personnel.

7. Transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen

Compte tenu du recours par URBAN CAMPUS à certains prestataires techniques et sous-traitants pour ses activités, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être collectées, accessibles ou stockées en dehors de l’Espace économique européen (ci-après, l’« EEE »).

Dans tous les cas, URBAN CAMPUS veille à ce que les partages soient conformes à la Règlementation Applicable, et en y apportant toutes les garanties appropriées de protection des données à caractère personnel, notamment par la conclusion de contrats de sous-traitance conformes à l’article 46.2(c) du RGPD. 

Pour toute question concernant les transferts de données en dehors de l’EEE, ou pour obtenir un extrait des clauses contractuelles types que nous utilisons, nous vous invitons à nous contacter par email à l’adresse dpo@urbancampus.com.

8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

La durée de conservation est variable, elle dépend des finalités poursuivies, des intérêts légitimes d’Urban Campus, et des obligations légales et règlementaires applicables à Urban Campus. Urban Campus conserve ainsi vos données à caractère personnel pour les durées suivantes :

  • Les données à caractère personnel des utilisateurs sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du compte utilisateur et, en tout état de cause, pendant 3 ans à compter du dernier contact avec Urban Campus. Les données à caractère personnel nécessaires à la comptabilité et à la facturation sont conservées pendant une durée de 10 ans au total pour respecter les obligations comptables et fiscales applicables ;
  • Les données à caractère personnel relatives aux réservations d’espaces      sont conservées pendant toute la durée de la réservation et, en tout état de cause, pendant 3 ans à compter de la fin de votre dernière réservation, dans l’hypothèse où vous avez souscrit un abonnement payant sur le Site ;
  • Les données à caractère personnel de votre compte personnel de l’espace recrutement sont conservées pendant une durée de 2 ans à compter de la date d’inscription ;
  • Les données à caractère personnel de contact et réponse à une offre d’emploi sont conservées pendant une durée de 2 ans à compter de la date de réception par Urban Campus ;
  • Les données à caractère personnel relatives aux pièces d’identité communiquées dans le cadre de l’exercice de vos droits sont conservées pendant une durée de 1 an à compter de la date de réception par Urban Campus ;
  • Les données à caractère personnel relatives à l’évaluation des tiers (fournisseurs, sous-traitants, prestataires) collectées lors des contrôles de conformité et de réputation sont conservées pendant une durée de 10 ans après la cessation de la relation avec ces tiers ;
  • Les données bancaires que vous transmettez lors d’un paiement sont supprimées une fois la transaction réalisée et archivées par notre prestataire STRIPE pour une durée maximale de 13 mois à compter de la date de débit du compte, à des fins de preuve en cas de contestation du paiement ;
  • Lorsque des cookies ou autres traceurs non essentiels au fonctionnement des Sites sont déposés sur votre terminal, ils sont conservés pour la durée indiquée dans la Politique de cookies.

En tout état de cause, nous conservons vos données à caractère personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

9. Quelles mesures de sécurité avons-nous adoptées ?

Nous faisons nos meilleurs efforts pour protéger vos données à caractère personnel contre les dommages, pertes, détournements, intrusions, divulgations, altérations ou destructions.

Les systèmes informatiques d’Urban Campus font l’objet d’une protection physique et logicielle conforme à l’état de l’art. Des procédures de sauvegarde physique et électronique des données collectées sur la Site sont mises en œuvre, conformément à la législation française en vigueur relatives à la protection des données à caractère personnel.

Les salariés d’Urban Campus qui, du fait de leur fonction, auraient accès à vos données à caractère personnel s’engagent à la plus grande confidentialité à cet égard.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir (ii) l’accès auxdites données à caractère personnel et une copie de ces dernières. 
  • Le droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification de vos données à caractère personnel qui sont inexactes. Vous avez également le droit d’obtenir que vos données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Le droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et Urban Campus peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données à caractère personnel. 
  • Le droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
  • Le droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Urban Campus dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à caractère personnel à un autre responsable de traitement sans qu’Urban Campus n’y fasse obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. 
  • Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel lorsque ledit traitement est basé sur l’intérêt légitime d’Urban Campus. Urban Campus peut cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du traitement. Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de ces données à caractère personnel. 
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit de contacter la CNIL afin d’introduire une réclamation concernant les pratiques relatives à la protection des données à caractère personnel d’Urban Campus. 
  • Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel à caractère personnel après votre décès : vous avez le droit de donner à Urban Campus des directives concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser votre demande par courrier postal à URBAN CAMPUS GROUP, 25 rue du Mail, 75002 Paris, France, ou par email à dpo@urbancampus.com.

11. Modifications de cette Politique

Si nous décidons de modifier cette Politique, nous publierons les modifications sur cette page et/ou nous mettrons à jour la date de modification de la Politique indiquée ci-dessus.